6 Peran dan Manfaat Tata Usaha di Sekolah

 

Berdasarkan Keputusan Dirjen Dikdasmen No. 260 dan 261 Tahun 1996, Tata usaha menurut intinya adalah tugas pelayanan berupa keterangan dan data-data yang di implementasikan dalam 6 bentuk/pola kegiatan yaitu:

1.Menghimpun
Kegiatan mencari dan mendapatkan berbagai keterangan yang diperlukan suatu organisasi sehingga organisasi tersebut dapat dengan mudah mendapatkan gambaran tindakan dari informasi yang telah terhimpun. Informasi yang dihimpun asalnya berserakan dimana-mana, tugas tatausahlah yang mengimpun informasi dengan berbagai cara.

2.Mencatat
Keterangan atau informasi yang telah dihimpun, untuk kemudian dicatat dan disusun kembali dalam bentuk tulisan sehingga menjadi informasi yang mudah dibaca dan dipahami, disimpan, dan dikirim kembali.Penyusunan kembali informasi ini dapat juga disajikan dalam pita rekaman suara/gambar/vodeo sehingga dapat dilihat dan didengar.

3.Mengolah
Kegiatan ini dimaksudkan untuk menyajikan kembali informasi sehingga lebih berguna.

4.Menggandakan
Keterangan/informasi yang telah dihimpun dicatat dan diolah kemudian digandakan (diperbanyak sesuai kebutuhan) dengan berbagai cara.

5.Mengirim
Kegiatan ini dilakukan untuk menyampaikan inforasi yang telah digandakan kepada pihak yangmemerlukan dengan menggunakan berbagai saluran informasi, seperti edaran, surat elektronik, dan lain sebagainya.

6.Menyimpan
Kegiatan ini dimaksudkan untuk menyimpan dengan aman informasi yang telah.Akan tetapi tatausaha yang mencakup 6 pola perbuatan tersebut diatas, tidak merupakan suatu urutan waktu.Masing-masing kegiatan tersebut bahkan dapat berlangsung sendiri-sendiri ataupun dalam suatu rangkaian mulai dari aktivitas yang manapun.Pada kelanjutannya masing-masing pola kegiatan itu dapat meliputi berbagai pelaksanaan kerja yang lebih terperinci.

Tatausaha terdapat dalam setiap organisasi. Adanya pekerjaan tatausaha ini menentukan adanya suatu hubungan kerja antara satuan-satuan organisasi balk dari atas kebawah atau sebaliknya maupun secara horisontal atau menyilang.

Dalam hal ini hubungan karena ketatausahaan ini tidak menyangkut perintah dan tanggung jawab melainkan penyampaian keterangan-keterangan dalam rangaka memberikan pelayanan kepada pelaksanaan pekerjaan-pekerjaan operatif. Hubungan ini pada umumnya diwujudkan dalam bentuk surat, formulir, salinan, tembusan, atau sesuatu macam warkat lainnya.

Dengan mengerjakan 6 tugas pokok ketatausahaan di atas maka tata usaha mempunyai peran penting dalam menyediakan informasi untuk melayani kebutuhan organisasi.Peran tata usaha dalam kehidupan berorganisasi adalah melayani, menyediakan, dan membantu kelancaran perkembangan organisasi.

Kegiatan ketatausahaan dilakukan oleh berbagai orang yang diserahi tugas di bidang pekerjaannya masing-masing. Banyak manfaat yang dapat diambil dari pekerjaan ini, karena dapat memberikan keterangan yang dibutuhkan oleh Kepala Sekolah dari guru dan dari bidang tata usaha untuk mengetahui secara tepat kegiatan yang sudah, sedang dan yang akan berlangsung di sekolah serta untuk menilai kebijakan-kebijakan dan kemajuan sekolah.

Guru juga memerlukan keterangan tentang siswa untuk menilai kegiatan pengelolaan pembelajaran secara keseluruhan.Dengan informasi ini guru bisa merancan kegiatannya dan melaporkan hasilnya kepada Kepala Sekolah, orang tua siswa maupun rekan seprofesi.